Een melding van grensoverschrijdend gedrag!?

Melding over grensoverschrijdend gedrag

In veel organisaties zorgt een melding van grensoverschrijdend gedrag voor spanning en onzekerheid. Hoe ga je hier als organisatie goed mee om? Irene Verplancke, vertrouwenspersoon, trainer en onderzoeker schrijft er in onderstaande blog over. Stapsgewijs wordt duidelijk wat organisaties kunnen doen.

‘Ik merk dat organisaties behoorlijk in de kramp schieten als er een melding wordt gedaan van grensoverschrijdend gedrag. Wat is een verstandige manier om om te gaan met deze meldingen? Hoe kunnen organisaties laten zien dat ze de melding en de melder serieus nemen? Hoe voorkomen ze dat dit in de media terechtkomt? En, hoe zorgen organisaties ervoor dat het gedrag stopt en waar nodig bestraft wordt?

Checklist hoe te handelen
Het advies van Onderzoekscommissie is om op voorhand na te denken over een procedure of een checklist hoe te handelen bij een melding van grensoverschrijdend gedrag. Dat is erg belangrijk om een aantal redenen:

  • Je wilt voorkomen dat de zaken escaleren.
  • Je wilt zorgvuldig omgaan met het ervaren leed van de melder.
  • Je wilt zorgvuldig omgaan met de beschuldigde, want het is nog niet duidelijk of deze ook daadwerkelijk schuldig is.
  • Je wilt naar de rest van de organisatie toe laten zien dat je serieus omgaat met overtredingen van de afspraken c.q. gedragscode.

Wat doe je bij ontvangst van een melding?
Een medewerker spreekt zich uit over grensoverschrijdend gedrag binnen de organisatie. Voor het gemak noemen we deze medewerker vanaf nu de melder. De collega die wordt beschuldigd noemen we beschuldigde.
De eerste stap bij een melding is luisteren. Neem daar tijd en ruimte voor. Laat de melder in een veilige omgeving zijn of haar verhaal doen, zonder te oordelen. Het is essentieel om duidelijk te krijgen wat de melder precies verwacht: zoekt diegene alleen een luisterend oor, wil hij of zij advies of een oplossing? Vervolgens moeten de feiten/ ervaringen worden verzameld: wat is er gebeurd, wie zijn betrokken, en hoe ernstig is de situatie? Breng de melding en de context in kaart. Neem de melder serieus en voorkom bagatelliseren.
Voorbeelden van aandachtspunten:

  • Wat is er precies gebeurd en wanneer?
  • Wie zijn er betrokken en wat is hun relatie?
  • Wat is de ernst en de impact op betrokkenen?
  • Is er sprake van informeel of formeel machtsverschil?
  • Schendt dit gedrag de afspraken van de organisatie (gedragscode)?
  • Is het gemelde gedrag mogelijk strafbaar?
  • Zijn er meer meldingen of signalen over de beschuldigde?
  • Wie weten er nog meer van?
  • Kan de melder nog vrij aan het werk of is dat nu bemoeilijkt?
  • Is er sprake van escalatie?

Daarnaast is het cruciaal om te bespreken welke vervolgstappen worden genomen. Reageer niet te snel maar geef aan dat je, als leidinggevende of bestuurder, er over na wilt denken. Vertel wat je wel of niet vertrouwelijk zult behandelen en leg uit waarom sommige zaken niet anoniem of geheim kunnen blijven. Maak afspraken over eventuele ondersteuning door een vertrouwenspersoon of andere hulpverlener, en over de communicatie met betrokkenen.

Hoe ga je om met de beschuldigde?
De beschuldigde moet geïnformeerd worden over de melding en het proces dat volgt. Hij of zij is ook een medewerker waarvoor de organisatie zorg draagt en heeft recht op goede informatie. Wees objectief en zonder oordeel in het contact met de beschuldigde. Realiseer je dat de melding ook een grote impact op hem of haar kan hebben. Dus moet er ook voor de beschuldigde een luisterend oor beschikbaar zijn, en ruimte voor zijn of haar emoties. Luister naar de reactie op de melding. Zorg dat de beschuldigde zich gehoord voelt. Doe aan hoor- en wederhoor.
Geef duidelijke uitleg over het proces en de vervolgstappen. Leg uit bij wie de beschuldigde terecht kan voor informatie en bij wie voor ondersteuning. Bespreek eventuele tijdelijke maatregelen, bijvoorbeeld door de beschuldigde op een zo discreet mogelijke wijze (tijdelijk) vrij te stellen van werk of een tijdelijke werkplek elders te organiseren.

Weging
Na het horen van beide partijen en nu er meer duidelijk is over de inhoud van de melding, de beleving en de impact, is het tijd om de situatie te wegen. Een aantal aspecten die in deze weging moeten worden meegenomen zijn:

  • Wordt het gedrag door beide partijen als grensoverschrijdend ervaren?
  • Schendt het gedrag de interne gedragscode of de wet?
  • Hoe groot is de impact voor de melder op veiligheid of welzijn?
  • Zijn er aanwijzingen dat het breder speelt en impact heeft op meer medewerkers/ personen?
  • Is de situatie nog werkbaar?
  • Met welke rechten, plichten en belangen moet rekening gehouden worden?
  • Wat zijn de doelen en behoeften van de melder?
  • Wat is de reactie van de beschuldigde?
  • Is er kans op herhaling of op verbetering?
  • Wat zijn de belangen, risico’s en dilemma’s die spelen voor de organisatie?
  • Lopen meer mensen het risico slachtoffer te worden van dit gedrag?

Opvolging
Op basis van de weging kunnen verschillende routes worden gevolgd. Voor de uitvoering hiervan kan de organisatie zich laten bijstaan door (externe) deskundigen.

  • De informele route met als doel om de situatie te verbeteren. Mogelijkheden zijn:
    • Een informeel gesprek met de beschuldigde
    • Een correctief gesprek met de beschuldigde (waarschuwen, verbeterafspraken)
    • Een groepsgesprek met melder en beschuldigde
    • Bemiddeling tussen melder en beschuldigde
    • Betrek een opgeleide gespreksleider bij de gesprekken
    • Mediation tussen de melder en de beschuldigde
  • Nader onderzoek met als doel inzichtelijk te krijgen wat er (onderwater) speelt en de (ontstane) situatie te kunnen duiden. Een aantal mogelijkheden:
    • Cultuuronderzoek
    • Signalenonderzoek
    • Klachtenonderzoek
    • Feitenonderzoek
  • De formele route met als doel te sanctioneren:
    • Klacht indienen bij klachtencommissie
    • Klacht indienen bij Tuchtcollege
    • Arbeidsrechtelijke maatregelen (waarschuwing, schorsen, ontslag)
    • Aangifte bij de politie in geval van strafbare zaken
    • Melden van een vermoeden van een misstand bij meldpunt

Communicatie is key
Gedurende het hele proces is het van groot belang dat er goed wordt gecommuniceerd met alle betrokkenen, niet alleen met de melder en beschuldigde, maar ook met collega’s die mogelijk op de hoogte zijn van de situatie. Zorg voor goede begeleiding en bied ondersteuning waar nodig, bijvoorbeeld via vertrouwenspersonen of andere hulpverleners.
In het gehele proces van de opvolging van de melding hebben zowel melder als beschuldigde meerdere rechten en plichten. Houd deze goed voor ogen tijdens het gehele traject:

  • De melder en beschuldigde hebben er beiden recht op dat de organisatie de melding serieus neemt.
  • Proportionaliteit en subsidiariteit. De behandeling en opvolging van een melding moet in verhouding staan tot de ernst ervan. Kies voor de minst ingrijpende aanpak.
  • Verschaf de melder en de beschuldigde duidelijke en begrijpelijke informatie over het proces en de stappen die genomen gaan worden. Zorg voor transparantie.
  • Bied ondersteuning voor de melder en de beschuldigde, zoals de vertrouwenspersoon een begeleider beschuldigde of andere professionele diensten. Zorg dat de melder en de beschuldigde weten waar ze terecht kunnen voor advies, begeleiding en emotionele steun.
  • Behandel de informatie met de nodige vertrouwelijkheid en discretie. Geef ook aan wanneer en waarom de organisatie de vertrouwelijkheid niet kan garanderen.
  • Benadruk de onpartijdigheid van de besluitvorming. Laat zien dat er geen voorafgaande oordelen zijn en dat het proces eerlijk wordt uitgevoerd.
  • Recht op hoor en wederhoor. Geef duidelijk aan dat de beschuldigde diens kant van het verhaal kan vertellen en kan reageren op de aantijgingen.
  • Bied betrokkenen nazorg, om na het proces verder te kunnen.

Leren van meldingen
Elke melding is een kans om te leren en te verbeteren. Evalueer daarom de situatie en de opvolging, en pas waar nodig het beleid aan. Op die manier kan de organisatie groeien en in de toekomst nog beter omgaan met grensoverschrijdend gedrag.
Met de juiste aanpak, begeleiding en communicatie kan een organisatie niet alleen adequaat reageren op meldingen, maar ook bijdragen aan een cultuur van veiligheid en vertrouwen op de werkvloer.

Advies en ondersteuning
Onderzoekscommissie adviseert, ondersteunt en faciliteert organisaties bij alle aspecten bij één of meerdere meldingen/ signalen rondom ongewenst gedrag.
Neem vrijblijvend contact op. Wij staan voor je klaar!