Privacyverklaring Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
Onderzoekscommissie B.V. (OC), Algolweg 15, 3821 BG Amersfoort is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Persoonsgegevens die wij verwerken
OC verwerkt persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Ook kan het voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens verkrijgen via derden in het kader van een intakegesprek, het doen van een onderzoek, of het in behandeling nemen van een klacht. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij mogelijk verwerken:
– NAW-gegevens;
– contactgegevens;
– geboortedatum en -plaats;
– telefoonnummer en e-mailadres;
– functie, werkervaring, competenties en interessegebieden;
– leer- en ontwikkeldoelen;
– gespreksverslagen;
– inhoud van communicatie;
– feedback naar aanleiding van het uitgevoerde onderzoek of de klacht.
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
OC verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:
– Het verwerken van aanvragen, uitbrengen van offertes en uitvoeren van opdrachten;
– het verwerken van gegevens van mensen die deelnemen aan een onderzoek;
– het onderhouden van contact;
– het treffen van maatregelen om de dienstverlening te verbeteren;
– een goede en efficiënte dienstverlening;
– het beheer van het cliëntenbestand;
– het verrichten van administratieve handelingen, zoals planning en facturering;
– rapporteren en analyseren voor verantwoording aan opdrachtgevers;
– marketing;
– innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen;
– het voeren van geschillen;
– nakoming van wettelijke verplichtingen;
– overige dienstverleningen voor het doen van onderzoek en andere vormen van klachtenbehandeling.
Waarop is de verwerking gebaseerd
Je persoonsgegevens worden verwerkt om uitvoering te geven aan de overeenkomst met betrekking tot het doen van onderzoek of het in behandeling nemen van een melding of een klacht. Ook kunnen persoonsgegevens worden verwerkt om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld verplichtingen op basis van het fiscaal recht.
Tevens verwerken wij persoonsgegevens voor de hieronder genoemde gerechtvaardigde belangen:
– Verbetering van diensten;
– bescherming van financiële belangen;
– beveiliging en het beheer van systemen.
Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming, zal dat afzonderlijk worden gevraagd.
Bewaartermijn, gegevens en inzage
OC bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
- Standaard persoonsgegevens > Fiscale bewaartermijn 7 jaar.
- Persoonsgegevens gerelateerd aan verzenden online informatie, waaronder nieuwsbrieven > Zolang als je zelf ingeschreven wenst te blijven en na uitschrijving maximaal 3 maanden.
- Gespreksverslagen en mailwisseling > 1 jaar tenzij er een juridische procedure loopt of vermoedelijk nog gestart gaat worden.
Je hebt recht op inzage van de gegevens die wij van jou hebben nadat je de dienstverlening bij ons hebt beëindigd. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering indienen. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je om een kopie van je identiteitsbewijs mee te sturen met het verzoek. Ter bescherming van je privacy verzoeken wij je hierbij om je pasfoto en burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. OC reageert zo snel mogelijk, maar tenminste binnen vier weken op jouw verzoek. OC wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Geautomatiseerde besluitvorming
OC neemt geen, op basis van geautomatiseerde verwerkingen, besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van OC) tussen zit.
Delen van persoonsgegevens met derden
OC verkoopt geen persoonlijke gegevens aan derden en zal uitsluitend gegevens verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die jouw gegevens verwerken in onze opdracht (bijvoorbeeld de accountant), sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid gegevens.
In het kader van onze dienstverlening kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan derden. Voor de hiervoor genoemde doeleinden kan gebruik gemaakt worden van diensten van derden, zoals onze IT-leveranciers, testbureaus of andere derden die worden ingeschakeld bij onze dienstverlening. Deze derden mogen je persoonsgegevens ook slechts verwerken voor de voornoemde doeleinden.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
OC neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op.
Toegang website OC
Om toegang te krijgen tot bepaalde onderdelen van deze website, kan je worden gevraagd om persoonlijke en/of organisatiegegevens op te geven. Dergelijke gegevens zullen door OC te allen tijde vertrouwelijk worden behandeld en alleen ten behoeve van de relatie met OC worden verwerkt.
De website en formulieren zijn beveiligd middels SSL zodat je gegevens veilig verstuurd worden zonder dat deze onderschept kunnen worden door anderen. Na gebruik van het formulier word je toegevoegd aan onze mailinglijst. In elke nieuwsbrief vind je een afmeldlink om je, als je wilt, uit te schrijven.
De website maakt gebruik van cookies, de informatie daarover kun je teruglezen op de pagina met de ‘cookieverklaring’.
Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Eventuele wijzigingen worden bekendgemaakt op deze pagina.
Vragen?
Voor vragen n.a.v. deze verklaring kun je contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming van OC, de gegevens daarvoor vind je op de contactpagina.
Amersfoort, 5 september 2024.